Auto jako firemní benefit? Co všechno zohlednit, pokud jej nabízíte zaměstnancům

Poskytování vozidel zaměstnancům jako součást firemních benefitů může být pro zaměstnavatel výhodné rozhodnutí, pokud dobře nastaveno. Kromě atraktivity tohoto benefitu pro zaměstnance je důležité myslet také na právní, daňové a provozní důsledky pro firmu. Co všechno zohlednit, abyste předešli zbytečným komplikacím? Prvním krokem je výběr vhodného vozidla. Při rozhodování nestačí vycházet jen z preferencí konkrétního zaměstnance – vozidlo by mělo odpovídat účelu, ke kterému bude sloužit. Nároky na auto určené pro každodenní služební cesty jsou jiné než na reprezentativní vůz pro vyšší management. Důležité také je, aby auto korespondovalo s hodnotami a image vaší společnosti.

Po praktické stránce ale zvažte také spotřebu, četnost servisu, dostupnost náhradních dílů a celkové náklady na provoz. Při větším počtu aut se rozdíly v nákladech mohou výrazně projevit. Rozhodnutí, zda vozidlo koupíte, nebo si jej pořídíte formou operativního leasingu, ovlivní také vaši administrativu a cashflow.

Aby služební vozidlo nezůstalo jen nesplněným „příslibem“, je důležité nastavit jasná interní pravidla. Zaměstnanec by měl podepsat dohodu nebo dodatek k pracovní smlouvě, ve kterém budou definovány podmínky používání auta – včetně možnosti soukromého využití.

Doporučuje se stanovit pravidla pro tankování, evidenci jízd, vedení knihy jízd, ale také to, jak se řeší škody a servis. Myslete i na omezení: může zaměstnanec jezdit do zahraničí? Kdo je odpovědný v případě nehody nebo porušení dopravních předpisů? Jasná pravidla a dokumentace chrání firmu i zaměstnance a minimalizují riziko nedorozumění.

Jednou z nejdůležitějších oblastí je pojištění auta. Auto, které používá více zaměstnanců nebo které je využíváno i mimo pracovní dobu, je vystaveno vyššímu riziku. Proto byste měli věnovat výběru pojištění zvláštní pozornost.

Základem je zákonné povinné ručení (POV), které kryje škody způsobené jiným. U firemních vozů však určitě uzavřete také havarijní pojištění, které pokryje škody na vlastním vozidle – ať už jde o nehodu, krádež, vandalismus nebo živelní událost.

Při výběru pojistky se ujistěte, že pokrývá vícenásobné používání vozidla různými řidiči. Mnohé pojistné podmínky totiž automaticky počítají jen s jedním, předem nahlášeným řidičem. Užitečné jsou také asistenční služby k pojištění, které vám zajistí odtah, náhradní vozidlo či pomoc při nehodě v zahraničí.

Zaměstnanci by měli být zároveň obeznámeni s tím, jak postupovat v případě nehody, jak zdokumentovat škodu a komu ji nahlásit. Systém evidence pojistných událostí je nezbytný zejména ve firmách s více vozidly.



Pokud zaměstnanec využívá firemní auto také pro soukromé účely, vzniká mu nepeněžní příjem, který podléhá zdanění a odvodům. Firma by proto měla zajistit transparentní rozlišení mezi soukromými a pracovními jízdami.

K tomuto účelu se využívá například kniha jízd nebo elektronické sledování pohybu vozidla pomocí GPS. Hodnota soukromého používání vozidla se pak zahrne do výpočtu mzdy a odvedou se z ní příslušné odvody.

Z pohledu firmy zároveň existuje možnost odpočtu DPH, je-li vozidlo využíváno pro podnikatelské účely. Je však třeba důsledně vést dokumentaci a dodržovat podmínky stanovené zákonem. Doporučujeme konzultovat s účetním nebo daňovým poradcem ještě předtím, než vozidlo zařadíte do majetku firmy.

Každý vůz vyžaduje pravidelnou údržbu – technickou kontrolu, servisní prohlídky, výměnu pneumatik, obnovu dálničních známek a podobně. Máte-li ve firmě více aut, vyplatí se zvážit centralizovanou správu vozového parku – ať už prostřednictvím interního fleet manažera, nebo přes externí společnost, která zajistí všechny úkony včetně administrativy.

Dobře nastavený systém správy vozidel ušetří firmě čas, minimalizuje riziko pokut či havárií způsobených zanedbanou údržbou a zjednoduší komunikaci s pojišťovnami či leasingovkami.